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Colaboração em Equipe dentro de fora do Campo
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Comunicações Unificadas e Shadow IT

OS DESAFIOS DA TI NO CONTROLE DE SISTEMAS DE COLABORAÇÃO NÃO CORPORATIVOS

As Comunicações Unificadas e os Desafios de Shadow IT

Extraído e adaptado do BLOG Mitel 

by Daryl Reva on April 20, 2016

Os tempos de “Nick Burns” terminaram, mas algumas portas ficaram abertas.

Fãs do programa americano de comédia Saturday Night Live de longa data se lembram de Nick Burns, o cara do computador”, (interpretado por Jimmy Fallon), se divertiam pela forma como ele frequentemente ironizava e insultava seus colegas enquanto corrigia seus problemas no computador.

Brincadeiras à parte, a ideia de TI e Nick Burns (naquela época)  como único guardião da tecnologia, virou coisa do passado (mas demos muitas risadas com Nick, não?),  já que hoje, as pessoas são muito mais experientes em tecnologia e têm mais poder para fazer escolhas tecnológicas por si mesmos. Mas o que aconteceu, em vez disso, é que muitos aplicativos estão invadindo as portas abertas das comunicações corporativas sem o conhecimento da TI, uma tendência conhecida como shadow IT (*).

Dados atuais sugerem que o shadow IT é um problema crescente nas empresas. De acordo com um relatório recente, em média cada funcionário conectado com seu computador/smartphone usa:

  • 16,8 serviços em nuvem diferentes
  •   2,9 serviços de compartilhamento de conteúdo diferentes
  •   2,8 serviços de colaboração diferentes

Na prática, isso representa uma quantidade considerável de aplicativos que operam às sombras da TI. Para esclarecer por que isso está acontecendo, não é preciso é ir muito longe, a começar pelas deficiências atuais de muitas políticas de colaboração corporativa, que blindam seus sistemas críticos de operacionais (ERP’s, e-mails, sistemas), mas aceitam sistemas abertos de colaboração que sejam vulneráveis e sem controle de gestão (afinal, não foram feitos para isso de fato) são gratuitos, mas que carregam um dado vital e preocupante para as corporações: os dados e informações sem qualquer controle

Uma definição desatualizada de “Equipe”

Pense nos projetos em que você trabalha – quantos deles envolvem apenas funcionários internos? Talvez 20 por cento. Os outros 80% de seus projetos incluem parceiros, prestadores de serviços, consultores, clientes etc. Se seu sistema de comunicações unificadas também não os unificar, é provável que ocorram os mesmos problemas de colaboração do passado, causando atrasos e comprometendo a produtividade.

Uma abordagem incompleta da unificação

Não é realista pensar que qualquer plataforma de UC será o fim de todas as comunicações para todos os funcionários. Como a pluralidade de serviços em nuvem sugere, a escolha pessoal ainda impulsiona as comunicações. E mesmo onde as plataformas UC têm altas taxas de adoção, elas ainda podem apresentar problemas à medida que os usuários tentam combinar diferentes serviços em diferentes dispositivos, resultando em mais atrasos e frustrações.

A ausência de uma mentalidade mobile first.

Os departamentos de TI precisam reconhecer que o dispositivo móvel não é mais um modo secundário de comunicação para os funcionários, mas o modo principal para a geração do milênio (millenials) e muitos outros. Isso requer uma estratégia para dispositivos móveis que garanta que novos aplicativos suportem e aprimorem a experiência móvel. Por exemplo, o encaminhamento de chamadas para o seu celular é um bom recurso, mas mover uma videoconferência de um laptop para um smartphone sem problemas é melhor (call handoff).

Felizmente, a TI não precisa se tornar um ninja sombrio durante a noite para combater esses desafios. Ao desenvolver nossa ferramenta de colaboração MiTeam, incorporamos a experiência conectada à nuvem em primeiro lugar aos dispositivos móveis em seus recursos. O resultado é uma ferramenta de colaboração que funciona da mesma maneira que seus funcionários: de forma rápida, colaborativa e, sim, às vezes furtivamente.

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(*) O que é Shadow IT

Shadow IT refere-se a projetos de tecnologia da informação que são gerenciados fora e sem o conhecimento do departamento de TI. Ao mesmo tempo, o Shadow IT limitava-se a macros e caixas do Excel não aprovadas de funcionários de software comprados em lojas de material de escritório. Ela cresceu exponencialmente nos últimos anos, com a empresa de consultoria CEB estimando que 40% de todos os gastos com TI em uma empresa ocorrem fora do departamento de TI. Esse rápido crescimento é parcialmente impulsionado pela qualidade dos aplicativos de consumo na nuvem, como aplicativos de compartilhamento de arquivos, mídia social e ferramentas de colaboração, mas também é cada vez mais impulsionado por linhas de negócios que implantam aplicativos SaaS de classe empresarial. De muitas maneiras, a Shadow IT está ajudando a tornar as empresas mais competitivas e os funcionários mais produtivos.

Quando os funcionários e departamentos implantam aplicativos SaaS, como o Office 365, ele também pode reduzir a carga nas centrais de atendimento de TI, de acordo com Ralph Loura, CIO da HP. No entanto, embora a TI não seja mais responsável pela infraestrutura física ou mesmo pelo gerenciamento do aplicativo, ela ainda é responsável por garantir a segurança e a conformidade dos dados corporativos que os funcionários fazem para os serviços em nuvem. Isso coloca a TI na desconfortável posição de dizer não aos funcionários que usam aplicativos na nuvem que usam para realizar seus trabalhos, chegando ao ponto de bloquear o acesso a um aplicativo na nuvem usando o firewall ou o proxy da web da empresa. No entanto, para cada aplicativo bloqueado, há evidências de que os funcionários estão encontrando outros serviços menos conhecidos e potencialmente mais arriscados para usar em seu lugar.

FONTE: McAfee

 

cenas do seriado Saturday Night Live

Marco Aurelio Julio
Marco Aurelio Julio
Sócio fundador da CloudUC Comunicações Unificadas Empresariais. Sempre em busca de tecnologias que permitam às empresas reduzir seus custos, melhorar suas comunicações e engajar equipes de trabalho tendo a nuvem como principal meio de transporte e o modelo de serviços como principal fornecimento de soluções para o mercado corporativo.

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